Herzlich Willkommen im Kundenbereich von IPBee!
Um einen ersten Überblick über unser Angebot erhalten, empfehlen wir dieses kurze Video:
WORUM GEHT ES
Erste Schulen haben sich auf den Weg gemacht, ergänzend zum Print-Zeugnis ein digitales fälschungssicheres Zeugnis an die Absolventen herauszugeben. Die Absolventen erhalten ein digitales Zeugnis (pdf-Datei) und das Echtheitszertifikat (pdf-Datei). Damit wird den Absolventen der Bewerbungsprozess erheblich erleichtert, insbesondere mit Blick auf internationale Bewerbungen. Standardmäßig wird das Echtheitszertifikat in deutscher Sprache ausgestellt, sollten Sie eine englische oder französische Version benötigen, können Sie sich individuell an uns wenden. Welche Sprache Sie wählen, ist von den Kosten her identisch.
Wie ist die Technologie dahinter?
Die Technologie hinter den digitalen Zeugnissen ist die Blockchain-Technologie. Das digitale Zeugnis erhält einen einmaligen Fingerabdruck, den sogenannten HASH-Code. Dieser Code, nicht das Zeugnis, wird in verschiedenen Blockchains abgelegt. Das Originalzeugnis bleibt bei Ihnen, IPBee kann keine Inhalte der Zeugnisse einsehen oder Rückschlüsse auf personenbezogene Daten ziehen. Blockchains sind die sicherste Möglichkeit, um Daten dauerhaft zu sichern.
Wie überprüfe ich die Echtheit des Zeugnisses?
Aus dem Echtheitszertifikat geht hervor, wie die Echtheit des Zertifikats überprüft werden kann. Zur Überprüfung des Dokuments gibt es verschiedene Möglichkeiten, sowohl auf der IPBee-Website als auch vollständig unabhängig von IPBee. Die einfachste Variante zur Überprüfung besteht darin, das Zeugnis auf unserer Website hochzuladen. Sie erhalten sofort das Ergebnis, ob es sich um die Originaldatei handelt oder ob es verändert worden ist.
Bevor Sie von IPBee ein Angebot erhalten, sollten folgende Schritte erfolgen:
- Bitte laden Sie im Reiter „DSGVO-Vertrag“ den DSGVO-Vertrag herunter, der sich nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung richtet, und lesen Sie diesen. IPBee hat keine Einsicht in personenbezogene Daten, bei einer Zusammenarbeit mit einem Unterauftragnehmer, wie z.B. Allisa, werden personenbezogene Daten jedoch von dem Unterauftragnehmer gespeichert und verarbeitet. IPBee schließt mit seinen Unterauftragnehmern entsprechende Auftragsdatenverarbeitungsverträge ab, damit alle personenbezogenen Daten geschützt sind. Bitte füllen Sie den DSGVO-Vertrag aus und unterzeichnen das Dokument. Laden Sie bitte anschließend den Scan (pdf-Datei) des unterschriebenen Vertrags im Upload-Bereich im Reiter „DSGVO-Vertrag“ hoch.
- Falls Sie auf dem Echtheitszertifikat ein Logo Ihrer Institution platzieren möchten, laden Sie bitte im Reiter „Logo-Upload“ eine Bilddatei Ihres Logos (z.B. PNG) im Upload-Bereich hoch. Ihr Logo erscheint neben dem IPBee-Logo auf der ersten Seite des Echtheitszertifikats.
Nun haben Sie es fast geschafft! Bitte kontaktieren Sie nun Frau Dr. Brautmeier (digitale-zeugnisse@ip-bee.de), um ein Angebot zu erhalten. Bitte teilen Sie in diesem Zuge unbedingt die Anzahl der jährlich zu erwartenden Zeugnisse oder anderer Dokumente mit. Nach Unterzeichnung des Angebots schicken Sie Frau Dr. Brautmeier bitte einen Scan des unterzeichneten Exemplars zu.
Falls Sie SchILD nutzen, werden Sie anschließend die Login-Daten für die Allisa-Software erhalten. Falls Sie kein SchILD nutzen, werden wir die Umsetzung der individuellen Lösung mit Ihnen besprechen.
Wie funktioniert die Schnittstelle bzw. Verknüpfung zur SchILD-Software?
Die Verknüpfung von SchILD zur Allisa Software ist bereits eingerichtet und kann problemlos sofort eingesetzt werden. Sollten Sie eine andere Software oder ein anderes Programm nutzen, werden wir für Sie eine individuelle Lösung finden.
Sie können in SchILD das Zeugnis als pdf-Datei generieren und auch digitale Unterschriften und Siegel darauf setzen. Die SchILD-Software ermöglicht diese Option bereits. Wie dies funktioniert und wie der Export und Import der Zeugnisse erfolgt, können Sie dem nachfolgenden Video entnehmen. Das Video können Sie sich auch im Vollbild ansehen (im Video rechts unten das quadratische Symbol anklicken).
Eine Vorlage für die im Video angesprochene Excel-Liste finden Sie hier.
Kontaktperson bei IPBee
Dr. Mirjam Brautmeier
Geschäftsbereichsleiterin Qualität und digitale Prozesse
Tel.: +49 4181 926 98-12
E-Mail: digitale-zeugnisse@ip-bee.de
Weitere Personen hinzufügen
Für Ihre Institution hat sich eine Person registriert. Hier haben Sie die Möglichkeit, weitere Personen als Ansprechpartner hinzuzufügen. Der Login der registrierten Person bleibt bestehen. Neu hinzugefügte Personen erhalten keinen automatischen eigenen Login. Das Hinzufügen von weiteren Personen dient dazu, dass IPBee sich an andere Ansprechpartner wenden kann, wenn die registrierte Person nicht erreichbar ist oder wenn es themenspezifische Rückfragen gibt, für die ein unmittelbarer Austausch gewünscht ist.
AGB und Datenschutzerklärung
Bei der Registrierung haben Sie bereits der IPBee-Datenschutzerklärung zugestimmt. Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf die personenbezogenen Daten bei der Anmeldung für den internen Bereich von IPBee. Für die Schülerdaten, die übermittelt werden, bedarf es einer gesonderten DSGVO-Vereinbarung (s. Reiter DSGVO-Vereinbarung). Sie können die Datenschutzerklärung für den internen IPBee-Bereich jederzeit hier nachlesen.
Unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) können Sie hier herunterladen. Bitte lesen Sie die AGB durch, bevor Sie von IPBee ein Angebot einholen und dieses annehmen. Mit Annahme des Angebots durch IPBee stimmen Sie den AGB zu.
Download und Upload des DSGVO-Vertrags
Dieser Reiter ist nur dann für Sie von Interesse, wenn Sie die SchILD-Software oder eine andere Software verwenden, die sich nicht mit der Schnittstelle (API) direkt zu den Servern von IPBee verbinden lässt. Wenn Schülerdaten z.B. an Allisa übermittelt werden, brauchen wir einen unterzeichneten DSGVO-Vertrag.
Die Umsetzung der digitalen fälschungssicheren Zeugnisse erfolgt über einen Unterauftragnehmer von IPBee (z.B. Allisa-Software) und wir benötigen von Ihnen einen unterzeichneten DSGVO-Vertrag. Dieser Vertrag regelt, dass ein Unterauftragnehmer von IPBee (z.B. Allisa) personenbezogene Daten Ihrer Kolleginnen und Kollegen sowie Ihrer Absolventen sehen und verarbeiten darf. IPBee hat wiederum einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit dem jeweiligen Unterauftragnehmer, um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen. IPBee selbst erhält keinen Einblick in die personenbezogenen Daten, sondern ausschließlich der Unterauftragnehmer, der die Daten speichert und verarbeitet.
Wenn Sie über die SchILD-Software Ihre Zeugnisse exportiert haben, dann beinhalten die Dateinamen der Dokumente sowohl die Schülernamen als auch die Geburtsdaten der Absolventen. Damit die Dateinamen anonymisiert werden können und IPBee dadurch keinen Einblick in personenbezogene Daten erhält, müssen die Dateinamen umbenannt werden. Allisa kann die Dateinamen automatisiert ändern, sodass statt Name und Geburtsdatum folgendes ersetzt wird: Abschlussart, ID-Nummer des Absolventen, Name der Schule und Schulnummer. Nachdem Allisa die Dateien umbenannt hat und diese automatisiert mit der IPBee-Software verbunden hat, kann Allisa allen Absolventen per E-Mail das jeweilige Zeugnis und Echtheitszertifikat zusenden.
Um diesen gesamten Prozess abzubilden, benötigt Allisa die personenbezogenen Schülerdaten (Name, Geburtsdatum, ID-Nummer, Mailadresse etc.). Diese sind im DSGVO-Vertrag geregelt.
Download des DSGVO-Vertrags
Laden Sie hier den DSGVO-Vertrag herunter.
Upload des DSGVO-Vertrags
Bitte laden Sie den ausgefüllten und unterschriebenen Vertrag als PDF wieder hoch.
Dateiformat: PDF / je Datei max. 4 MB
Upload Ihres Logos
Damit Ihr Logo auf dem Echtheitszertifikat erscheint, benötigt IPBee Ihr Logo. Bitte beachten Sie:
Das optimale Logo ist transparent mit 600 x 600 pix und idealerweise als SWG-Datei, alternativ als png-Datei.
Ihr Logo können Sie hier hochladen:
mailversand an die absolventen über eigenen mailserver
Wenn der Mailversand mit dem Zeugnis und dem Echtheitszertifikat über den schuleigenen E-Mail Server laufen soll, benötigen wir spezielle Daten von Ihrer Schule.
Alternativ werden die E-Mails standardmäßig über no-reply@ip-bee.de versendet!
Bitte füllen Sie im Falle eines eigenen E-Mail Servers folgende Felder aus: